Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

 

1.  Rekisterinpitäjät

ADVEN OY

ÄYRITIE 18

01510 VANTAA, FINLAND

(jäljempänä ”me” tai ”Adven”)

ja sen seuraavat konserniyhtiöt:

Sisu Industrial Energy Solutions Holding Oy (2729545-1)

Sisu Industrial Energy Solutions Oy (2729543-5)

Adven BSS Oy (2230778-3)

Huittisten Lämpö Oy (0705332-4)

Sastamalan Lämpö Oy (1563040-0)

Tuusniemen Aluelämpö Oy (1095236-3)

2.  Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Miika Oksanen

Äyritie 18, 01510 Vantaa

Tel. +358 40 595 1499, privacy@adven.com

3.  Rekisterin nimi

ASIAKASREKISTERI

4.  Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimuksen täytäntöönpaneminen ja Advenin oikeutettu etu (esim. asiakassuhteiden ylläpitäminen, laskutus, suoramarkkinointi).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

✓     tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen,

✓     sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen,

✓     sopimuksen     ja     lain     mukaisten    oikeuksiemme    varmistaminen    ja suojeleminen,

✓     asiakassuhteemme hoitaminen ja asiakkaan kanssa kommunikointi,

✓     markkinointitapahtumien    järjestäminen,

✓     asiakkaan   tai   muun   rekisteröidyn,   kuten   potentiaalisen   asiakkaan, käyttäytymisen analysointi ja profilointi,

✓     sähköinen suoramarkkinointi,

✓     mainonnan    kohdentaminen    yhtiömme    omissa    ja    muiden    tahojen verkkopalveluissa.

Käytämme automaattista päätöksentekoa (ml. profilointi) tunnistamaan rekisteröidyn verkkokäyttäytymistä sekä energiankulutushistoriaa ja luomme profiileja perustuen näihin tietoihin. Käytämme näitä tietoja markkinoinnin kohdentamiseen ja palvelujen kehittämiseen.

5.  Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan, asiakkaiden työntekijöiden tai muun rekisteröidyn (esim. henkilöt, jotka osallistuvat järjestämiimme koulutuksiin tai muihin tilaisuuksiin) henkilötietoja:

✓     Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana, asuinmaa, asiointikieli;

✓     Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;

✓     Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y- tunnus sekä yhteyshenkilöiden nimet, yhteystiedot, sukupuoli, asuinmaa, asiointikieli, rooli/virka ja ammatilliset kiinnostuksen kohteet;

✓     Tiedot liittyen rekisteröidyn energiankulutukseen ja laitoksiin kuten energian- ja lämmönkulutustiedot sekä rakennuksiin ja mittareihin liittyvät tiedot;

✓     Tapahtumien osallistujatiedot ja mahdolliset tapahtumaan liittyvät tiedot, kuten tapahtuman nimi, aika ja paikka sekä ruoka-rajoitteet (kerätään vain rekisteröidyn suostumuksella);

✓     Tiedot liittyen rekisteröidyn palveluiden sekä verkkosivustojen käyttöön, joita käytetään profilointiin kuten käytetyt palvelut ja katsellut verkkosivut, katselun/käytön kesto, palveluissa ja verkkosivuilla suoritetut toiminnot;

✓     Tekniset tiedot liittyen rekisteröidyn käyttämään verkkolaitteeseen kuten IP-osoite, MAC-osoite ja käyttöjärjestelmä;

✓     Mahdolliset suoramarkkinointia koskevat kiellot ja suostumukset;

✓     Mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot.

6.  Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja koskien asiakkaitamme ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään, rekisteröidyn kulutusmittareista sekä jälleenmyyjiltämme ja konserniyhtiöiltämme.

Saamme tietoja koskien potentiaalisia asiakkaitamme ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään, jälleenmyyjiltämme ja konserniyhtiöiltämme, hakupalveluista, sanomalehdistä ja muista uutislähteistä, sosiaalisesta mediasta, yhteystietopalveluista ja yritysten verkkosivuilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Tämän rekisterin tietojen kerääminen ja päivittäminen tapahtuu manuaalisin ja/tai automaattisin keinoin.

7.  Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Käsittelemme henkilötietoja itse ja hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä puolestamme ja lukuumme toimivia alihankkijoita esimerkiksi antamaan tuki- ja ylläpitopalveluita asiakkaillemme, ylläpitämään pilvipalveluita, antamaan markkinointipalveluita ja tietotekniikkainfrastruktuuria sekä toimittamaan laitteistot ja tietoverkkoyhteydet tuotteillemme ja palveluillemme. Olemme turvanneet yksityisyytesi solmimalla tarpeelliset tietojenkäsittelysopimukset alihankkijoidemme kanssa.

Luovutamme henkilötietoja julkisille tilastokeskuksille ja tietokannoille, jälleenmyyjillemme sekä samaan konserniin kuuluville yhtiöillemme. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lain niin vaatiessa.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

8.  Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi. Asiakkaita koskevia tietoja käsitellään ja säilytetään asiakassuhteen ajan ja niin kauan, kun toimitamme palveluita asiakkaalle, ja asiakassuhteen tai palvelujen toimittamisen päättymisen jälkeen kolmen (3) vuoden ajan, mikäli laki ei muuta vaadi. Potentiaalisten asiakkaiden henkilötiedot poistetaan tai päivitetään kun kyseiset tiedot on havaittu vanhentuneeksi tai kun havaitaan, että rekisteröity ei reagoi markkinointiin.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9.  Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia tietojen oikaisua tai poistamista. Mikäli käsittely perustuu suosumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Sinulla on myös oikeus saada itseäsi koskevat tiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai meidän väliseen sopimukseen.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle tai muulle toimivaltaiselle taholle, jolla on oikeus tutkia sinun henkilötietojesi käsittelyä.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa profilointia sekä itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia, niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10. Keneen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville kotisivuillemme päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.