Toimittajarekisterin tietosuojaseloste

 

1.   Rekisterinpitäjät

ADVEN OY

ÄYRITIE 18

01510 VANTAA

(jäljempänä ”me” tai ”Adven”)

ja sen seuraavat konserniyhtiöt:

Sisu Industrial Energy Solutions Holding Oy (2729545-1) Sisu Industrial Energy Solutions Oy (2729543-5)

Adven BSS Oy (2230778-3) Adven Oy (2379598-5)

Huittisten Lämpö Oy (0705332-4) Sastamalan Lämpö Oy (1563040-0) Tuusniemen Aluelämpö Oy (1095236-3)

2.   Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Miika Oksanen

Äyritie 18, 01510 Vantaa

Tel. +358 40 595 1499,  privacy@adven.com

3.   Rekisterin nimi

TOIMITTAJAREKISTERI

4.   Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimuksen täytäntöönpaneminen ja Advenin oikeutettu etu (esim. toimittajasuhteiden ylläpitäminen, toimittajien lainmukaisen toiminnan varmistaminen).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

✓    palveluiden sekä tuotteiden hankinta ja ostaminen toimittajilta,

✓    sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen,

✓    sopimuksen ja lain mukaisten oikeuksiemme varmistaminen ja suojelu,

✓    toimittajien  arviointi  ja  sen  varmistaminen,  että  toimittajat  täyttävät meidän sekä lain asettamat vaatimukset,

✓    toimittajasuhteemme hoitaminen ja toimittajien kanssa kommunikointi,

✓    toimittajille suunnattujen tapahtumien järjestäminen.

Käytämme automaattista päätöksentekoa (ml. profilointi) tämän rekisterin alaisten henkilötietojen käsittelyssä.

5.   Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme toimittajarekisterin yhteydessä seuraavia toimittajien, jälleenmyyjien sekä heidän työntekijöidensä henkilötietoja:

✓     Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana, kotimaa, asiointikieli;

✓     Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;

✓     Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y- tunnus sekä yhteyshenkilöiden nimet, yhteystiedot, sukupuoli, kotimaa, asiointikieli, rooli/virka ja ammatilliset kiinnostuksen kohteet;

✓     Toimittajasopimuksia sekä toimitettuja tuotteita ja palveluja koskevat tiedot kuten yhteys- tai vastuuhenkilöt sekä mahdolliset tuotteen tai palvelun yhteydessä käsitellyt henkilötiedot.

✓     Tapahtumien osallistujatiedot ja mahdolliset tapahtumaan liittyvät tiedot, kuten tapahtuman nimi, aika ja paikka sekä ruoka-rajoitteet (kerätään vain rekisteröidyn suostumuksella);

✓     Rekisteröidyn itsensä internetissä Advenille antamat tiedot kuten internetissä täytetyt kaavakkeet, palaute;

✓     Tiedot liittyen rekisteröidyn palveluiden sekä verkkosivustojen käyttöön, joita käytetään profilointiin kuten käytetyt palvelut ja katsellut verkkosivut, katselun/käytön kesto, palveluissa ja verkkosivuilla suoritetut toiminnot;

✓     Tekniset tiedot liittyen rekisteröidyn käyttämään verkkolaitteeseen kuten IP-osoite, MAC-osoite ja käyttöjärjestelmä;

✓     Mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot.

6.   Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja koskien toimittajia ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään; toimittajalta, jolle rekisteröity työskentelee ja konserniyhtiöiltämme.

Saamme tietoja koskien potentiaalisia toimittajia ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään, jälleenmyyjiltämme ja konseriyhtiöiltämme, hakupalveluilta, uutislehdiltä ja muista uutislähteistä, sosiaalisesta mediasta, yhteystietopalveluilta ja yritysten sivuilta.

Lisäksi henkilötietoja  voidaan kerätä ja  päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Tämän rekisterin tietojen kerääminen ja päivittäminen tapahtuu manuaalisin ja/tai automaattisin keinoin.

7.   Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Käsittelemme henkilötietoja itse ja hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä puolestamme ja lukuumme toimivia alihankkijoita esimerkiksi ylläpitämään pilvipalveluita, antamaan markkinointipalveluita ja tietotekniikkainfrastruktuuria sekä toimittamaan laitteiston ja tietoverkkojen yhteyksiä tuotteillemme ja palveluillemme. Olemme turvanneet yksityisyytesi solmimalla tarpeelliset tietojenkäsittelysopimukset alihankkijoidemme kanssa.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lain niin vaatiessa. Emme luovuta toimittajiin liittyviä henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

8.   Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä toimittajatietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi. Toimittajia koskevia tietoja käsitellään ja säilytetään toimittajasuhteen ajan ja niin kauan kun hankimme tai ostamme palveluita tai tuotteita toimittajalta, ja toimittajasuhteen tai palvelujen ja tuotteiden hankkimisen päättymisen jälkeen kolmen (3) vuoden ajan, mikäli lainsäädäntö ei muuta vaadi.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9.   Miten käytämme evästeitä ja mihin tarkoitukseen?

Adven käyttää evästeitä ja muuta seurantateknologiaa tehdäkseen palveluistaan käyttäjäystävällisempiä ja tarjotakseen parempia sekä mukautuvampia toimintoja kun käytät verkkosivujamme tai palvelujamme. Mikäli sinulla on rekisteröity tili meillä, Adven käyttää evästeitä tunnistaakseen sinut ja täyttää valmiiksi kenttiä sinun puolestasi säästääkseen aikaasi.

Ymmärtääksemme paremmin, miten käyttäjämme käyttävät verkkopalveluitamme, käytämme tietyissä osissa verkkopalveluitamme Google Analyticsia ja Hotjaria. Voit kieltää Google Analyticsin käyttämisen kohdallasi täältä ja kieltää Hotjarin käyttämisen kohdallasi täältä.

Monet selaimet antavat sinulle mahdollisuuden estää kolmansien osapuolten evästeiden käytön. Mikäli estät evästeiden käytön, antaa selaimesi vain sillä hetkellä käyttämäsi verkkopalvelun tallentaa evästeitä. Evästeiden käytön voi estää selaimen asetuksista (estäminen estää kolmansia osapuolia käyttämästä evästeitä).

Voit poistaa selaimesi evästetiedot selaimesi asetuksista. Evästetiedon poistaminen poistaa selaimen muistiin tallennetun yksilöidyn tunnistetiedon sekä siihen liitetyn internetin käyttäjäprofiilin. Evästetietojen poistaminen ei estä evästeiden tallentamista tulevaisuudessa.

10.   Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia tietojen oikaisua tai poistamista. Mikäli käsittely perustuu suosumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista. Sinulla on myös oikeus saada itseäsi koskevat tiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai meidän väliseen sopimukseen.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle tai muulle toimivaltaiselle taholle, jolla on oikeus tutkia sinun henkilötietojesi käsittelyä.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa profilointia sekä itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia, niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

11.   Keneen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

12.   Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville kotisivuillemme päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.