Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

 

1.   Rekisterinpitäjä

ADVEN OY

ÄYRITIE 18

01510 VANTAA

(jäljempänä ”me” tai ”Adven”)

ja sen seuraavat konserniyhtiöt:

Sisu Industrial Energy Solutions Holding Oy (2729545-1) Sisu Industrial Energy Solutions Oy (2729543-5)

Adven BSS Oy (2230778-3)

Huittisten Lämpö Oy (0705332-4) Sastamalan Lämpö Oy (1563040-0) Tuusniemen Aluelämpö Oy (1095236-3)

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Miika Oksanen

Äyritie 18, 01510 Vantaa

Tel. +358 40 595 1499, privacy@adven.com

3.   Rekisterin nimi

TYÖNHAKIJAREKISTERI

4.   Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

✓    Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattaminen työoikeuden alalla;

✓    Rekisteröidyn antama nimenomainen suostumus henkilötietojensa käsittelyyn.

Henkilötietojen   käsittelyn   tarkoituksena   on   esim.   rekrytointiimme   liittyvät toimenpiteet    ja    rekrytointiprosessimme    hallinnointi    sekä    palvelukseemme hakeneiden henkilöiden (rekisteröity) hakuprosessiin liittyvien tietojen hallinnointi tarvittavien yhteydenottojen mahdollistamiseksi.

5.   Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme työnhakijarekisterin yhteydessä seuraavia työnhakijan henkilötietoja:

✓    rekisteröidyn perustiedot kuten nimi*, syntymäaika, henkilötunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, sukupuoli, äidinikieli;

✓    rekisteröidyn yhteystiedot kuten yksityinen sähköpostiosoite*, yksityinen puhelinnumero, osoitetiedot;

✓    rekisteröidyn hakemaan työtehtävään liittyvät tiedot kuten haettavan työtehtävän tiedot mukaan lukien tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä tiedot työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive tai -ehdotus, työsuhteen alkamispäivä;

✓    rekisteröidyn työnhakuprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamat muut tiedot itsestään, taustastaan ym. kuten kuva, opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, työhistoriaa koskevat tiedot, kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin sekä referenssit;

✓    rekisteröidyn rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot tulossa olevasta jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä;

✓    mahdolliset muut tiedot, jotka rekisteröity itse on vapaaehtoisesti antanut rekisterinpitäjän työnhakuprosessin yhteydessä tai jotka rekisteröity on julkaissut työnhakutarkoituksessa (esim. LinkedInissä).

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sille, että voimme edetä työnhakuprosessissa.

6.   Mistä saamme tietoja?

Rekisteriin tallennettavien tietojen tietolähde on pääsääntöisesti asianomainen työnhakija. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.  Käytämme tarvittaessa myös rekrytointikonsultteja.

Jättämällä työhakemuksen työnhakija antaa luvan kerätä tietojaan hänen julkisesta profiilistaan siinä laajuudessa kuin tietojen kerääminen on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen huomioiden avoinna oleva työpaikka.

7.   Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Luovutamme henkilötietoja esim. voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti esimerkiksi samaan konserniin kuuluville yhtiöillemme.

Siirrämme henkilötietoja alihankkijoillemme, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja lukuumme. Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyyn seuraavissa palveluissa:

  •  Henkilöstöpalvelut ja tietojärjestelmät
  •  Lakipalvelut
  •  Tietotekniikkapalvelut

Olemme turvanneet yksityisyytesi solmimalla tarpeelliset tietojenkäsittelysopimukset alihankkijoidemme kanssa. Olemme listanneet alihankkijoiden tyypin koska emme voi nimetä kaikkia alihankkijoitamme mm. käynnissä olevien henkilöstöprojektien takia.

Ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta, emme luovuta henkilötietoja muille kuin yllämainituille kolmansille osapuolille.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

8.   Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Säilytämme myös paperisia kopioita henkilötiedoista, jotka sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä toteuttamiseksi. 

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi. Oletuksena kerättyjä henkilötietoja voidaan käyttää kuuden (6) kuukauden ajan niiden keräämisestä avoimien työpaikkojen täyttämiseen. Kerätyt henkilötiedot tuhotaan kolmen (3) vuoden jälkeen niiden keräämisestä. Mikäli työnhakija palkataan, hänen hakemusta varten antamat henkilötietonsa tallennetaan työntekijärekisterin tietosuojaselosteen mukaisesti osaksi työntekijärekisteriä.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9.   Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi. Toimita asiaa koskevat pyynnöt henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.